📢 Consignes - Connexion & dépôt de la Pré-Convention

🔐 Connexion à votre Espace Personnel de la plateforme Stage S4

Une fois le service officiellement activé, vous pourrez vous connecter aux ordinateurs du département GE2 avec vos identifiants personnels habituels ! Attention : vous devrez utiliser votre mot de passe INITIAL (au cas où vous l’auriez modifié entre-temps).

Deux éléments essentiels :

• L’identifiant doit être saisi en MAJUSCULES.
• Le mot de passe doit être complété par 20xx!? à la fin.

Exemple : Si votre mot de passe est abcdef, vous devez saisir abcdef20xx!?

Lors de votre première connexion, vous devrez renseigner :

• Votre adresse e-mail Paris-Saclay
• Votre adresse e-mail personnelle

📄 Dépôt de la pré-convention

Vous devez d'abord la remplir ENTIEREMENT avec l'Entreprise qui, doit également LA SIGNER !

En effet, dans un premier temps, cette pré-convention ne peut être remplie que par l’étudiant et l’entreprise, car vous seuls disposez des informations personnelles et professionnelles nécessaires et connaissez le cadre de votre accord.

Rendez-vous dans le menu « Convention (dépôt) » pour déposer votre pré-convention. Voici la procédure à suivre :

1. Déposez votre pré-convention entièrement remplie et signée, au format PDF.

✅ Si votre pré-convention est validée par le responsable des stages :

1. Remplissez la fiche d'information du stage (tous les champs sont obligatoires).
2. Déposez la pré-convention signée par le responsable via le lien reçu par mail ou disponible dans votre espace personnel.

Le nom du fichier: sera du type PRCV-init-prenom.nom-1741031742-ac.pdf
C’est ce fichier qui permettra à la secrétaire de générer votre convention.

❌ Si votre pré-convention est refusée :

1. Lisez attentivement le mail de refus pour en comprendre la cause.
2. Effectuez les modifications nécessaires.
3. Voici quelques points à vérifier attentivement avant de déposer à nouveau :
   • ✔️ Le Thème et le Sujet sont bien renseignés
   • ✔️ Le nom de l'organisme est lisible
   • ✔️ Les dates de stage sont valables et cohérentes
   • ✔️ Les objectifs pédagogiques sont clairement exprimés
   • ✔️ La durée totale en heures est bien précisée
   • ✔️ Les activités prévues sont cohérentes avec un niveau BUT2
   • ✔️ Tous les champs sont complétés et le document est signé

👉 Une fois votre pré-convention validée :

1. vous recevrez un mail automatique vous informant que votre convention a été éditée et déposée sur la plateforme par la secrétaire du département
2. A vous de jouer pour la suite en suivant les informations reçues par mail ou disponible dans votre espace personnel.

📑 Et si l'Entreprise d'accueil édite ses propres Conventions ?

Dans ce cas, suivez les étapes suivantes :

1. Déposez votre pré-convention EXACTEMENT comme indiqué précédemment afin de la faire valider par le responsable
2. Ensuite, vous pouvez déposer directement depuis votre Espace Personnel la convention rédigée et signée par votre maître de stage et vous-même.

📎 Fusion de documents PDF

Si vous devez déposer plusieurs documents (avenants, conventions, etc.), ils doivent être regroupés dans un seul fichier PDF.

Des outils gratuits sont disponibles sur la plateforme "Stage S4" pour vous aider à fusionner vos fichiers.

Remarque : La taille maximale du fichier PDF est indiquée au moment du téléversement.

✅ Récapitulatif rapide

• Identifiant en minuscules
• Mot de passe = votre mot de passe + 20xx!?
• Lire attentivement les instructions reçues par mail
• Consulter régulièrement votre espace personnel sur la plateforme "Stage S4"
• Fournir un fichier PDF unique si plusieurs documents